85 % schneller zur sauberen Materialstammdaten-Anlage

Valora betreibt ein Sortiment von rund 250.000 Eigen- und Fremdprodukten – darunter eigene Marken wie ok.– sowie Artikel von zahlreichen Handelspartnern. Jedes neue Produkt muss vor dem Verkauf korrekt im SAP-System angelegt werden.

Die Herausforderung

Die Materialstammdaten-Neuanlage bei Valora ist regelintensiv, da Formatvorschriften und semantische Vorgaben berücksichtigt werden müssen. Beispiele:

• Artikeltexte müssen exakt 40 Zeichen lang und in Großbuchstaben verfasst sein – z. B. „COCA COLA CLASSIC“

• Sonderzeichen sind weitgehend unzulässig – Ausnahme: Eigenmarken wie ok.–

• Jeder Artikel benötigt eine von fünf standortabhängigen Preiskategorien – ein Produkt am Bahnhofskiosk liegt in einer anderen Preisstufe als in einer Filiale im Wohnviertel

• Hinzu kommen Lieferantenzuordnungen und weitere Pflichtfelder mit strikten Formatvorgaben

Die Folge: Manuelle Dateneingabe war fehleranfällig, zeitintensiv und abhängig von IT-Entwicklern. Einmalige Bereinigungen lösten das Problem nicht nachhaltig – Fehler entstanden bei jeder Neuanlage neu. Mit wachsendem Sortimentsvolumen war der Prozess nicht mehr skalierbar.

Gesucht war deshalb eine durchgängig validierte, weitgehend automatisierte Lösung, die den Fachbereich befähigt, Materialstammdaten eigenständig, schnell und regelkonform anzulegen.

Gemeinsam mit DQC hat Valora einen End-to-End-Materialstammdatenprozess aufgebaut – integriert in SAP S/4HANA und über Microsoft PowerApps zugänglich für den Fachbereich.

Der Prozess folgt einer klaren Logik: Category Manager laden Produktdaten über eine einfache Oberfläche hoch. DQC übernimmt dann automatisch die Validierung: Stimmt die Zeichenlänge des Artikeltexts? Ist die richtige Preiskategorie zugeordnet? Sind alle Pflichtfelder regelkonform befüllt? Das System prüft in Echtzeit gegen ein hinterlegtes Regelwerk und gibt sofort Rückmeldung, wenn etwas nicht passt.

Besonders wichtig: Der Fachbereich kann den Prozess eigenständig steuern, inklusive der hinterlegten Validierungsregeln. Neue Regeln lassen sich direkt im System ergänzen oder bestehende anpassen, ohne Entwickler einzubinden. Das schafft Geschwindigkeit und Unabhängigkeit – und macht den Prozess auch bei wachsendem Volumen tragfähig. Am Ende steht ein sauberer Golden Record im SAP-System – konsistent, fehlerfrei und vollständig dokumentiert.

Die Qualität der Lösung wurde auch extern anerkannt: Beim SAP Hackathon gewann das gemeinsame Projektteam von Valora und DQC den SAP CTO Choice Award.

Die technische Grundlage ist gelegt: Mit DQC und SAP S/4HANA verfügt Valora über einen Masterdaten-Management-Prozess, der nicht nur den aktuellen Bedarf abdeckt, sondern bereits für künftige Sortimentserweiterungen und neue Datenanforderungen vorbereitet ist.